Die Corona-Pandemie mit ihren Auflagen für die Arbeitsbedingungen war ein enormer Beschleuniger für das Homeoffice. Aus dem Nichts mussten einige Unternehmen ihre Infratruktur ausbauen, um sicheres, ortsunabhängiges Arbeiten zu ermöglichen. Wo Homeoffice vorher nur unter bestimmten Bedingungen vertraglich vereinbart wurde, war es uns nun vorgeschrieben, sofern wir nicht unabdingbar an Produktionsstätten oder vor Ort innerhalb der Lieferketten gebraucht wurden. Viele von uns mussten sich erst in den neuen Arbeitsweisen der Remote-Zusammenarbeit zurecht finden, neue Teamregeln wurden vereinbart, sich „zurechtgerüttelt“. Und in vielen Bereichen lief es dann ganz gut. Mitarbeiter fühlten sich produktiver und weniger unterbrochen beim erledigen ihrer Aufgaben. Einige Unternehmen berichten sogar von insgesamt gestiegener Produktivität. Und jetzt? Ist die Wahl des Arbeitsplatzes jetzt liberalisiert? Hybrides Arbeiten zeigt sich in vielen unterschiedlichen Formen. Wann ist denn was sinnvoll?
Remote-Work oder Präsenz?
Die Wahl zwischen Büro und Homeoffice stellt Organisationen jetzt nach Corona vor immense Chancen und Herausforderungen. Studien können belegen, dass Mitarbeitende, deren Unternehmen ihnen die Freiheit eingeräumt haben, ortsunabhängig zu arbeiten, in vielen Fällen gesünder und dem eigenen Arbeitsplatz gegenüber positiver eingestellt sind.
Unternehmen, denen es gelingt, sich dahingehend zu erneuern, dass Remote-Work erfolgreich umsetzen werden kann, profitieren nicht nur von steigender Arbeitsplatzattraktivität – sie können auch ihre Profitabilität steigern, selbst in Krisenzeiten. Umfragen belegen, dass die Gesamtzufriedenheit der Wissensarbeiter mit ihrer Arbeitssituation von 17,2% auf 26% angestiegen ist. Die persönliche Produktivität wird von 63% der Befragten als höher eingestuft, was 30% der Führungskräfte auch bestätigen. (Statista, 2022)
In beiden Arbeitsweisen ist auf die körperliche und mentale Gesundheit unserer Mitarbeitenden zu achten. Gerade, wenn wir uns nicht persönlich gegenüber sitzen, sind Anzeichen für z.B. soziale Isolation schwer auszumachen. Studien zur Folge kommt es im Homeoffice bei 40% der Befragten zu einem Gefühl von Einsamkeit, 60% der Befragten bestätigen, dass sie sich erschöpft fühlen (Hoffmann et al., 2022), 27 % identifizierten sich zunehmend weniger mit dem Team oder Unternehmen und 62% der Befragten empfinden die Vernetzung untereinander als schlechter (Deutsche Depressionshilfe, 2021). Und doch sind wir als Führungskräfte für die mentale Gesundheit unserer Teammitglieder mit verantwortlich und gefordert, entsprechend zu agieren.
Hybrides Arbeiten erwartet von uns ein neues Verständnis in unserer Arbeits- und Führungskultur. Es erfordert ein Um- und Überdenken der Strukturen und Prozesse im gesamten Unternehmen. Die umfangreiche Transformation von Arbeitsweisen und Arbeitsplatzkonzepten ist gefragt. Wer kommt wann wohin und warum? Die Sinnfrage hört nicht beim Unternehmenszweck auf. Auch hier sind wir damit konfrontiert, dass unsere Mitarbeitenden und Kollegen verstehen wollen, warum sie wann und wo von wem gebraucht werden. Das geht deutlich über die persönlichen Präferenzen der Führungskraft oder des Unternehmens hinaus. Es geht nicht mehr darum, dass das „im alten Prozess so vorgesehen ist“. Vielmehr geht es darum, zu definieren, welche Aufgaben sich tatsächlich im Homeoffice besser erledigen lassen und für welche Aufgaben die Vernetzung und Zusammenarbeit und auch die persönliche Begegnung von entscheidender Bedeutung sind. Haben wir internationale Teams, müssen wir zusätzliche Fragen beantworten: Handelt es sich um ein echtes Team, dass zusammen arbeitet oder nur um eine organisatorische Einheit? Welchen Mehrwert versprechen wir uns durch diese Teambildung? Wie können die Kreativprozesse, die normalerweise durch persönliche Arbeit begünstigt werden, mit virtuellen Mitteln unterstützt werden? Wie können die begrenzten Treffen in Präsenz für diese Teams den optimalen Nutzen bringen?
Ziel ist es, den für das jeweilige Team besten Ansatz für hybrides Arbeiten zu finden. Hier sind wir als Führungskräfte gefragt. Geben wir diesen Ansatz vor oder diskutieren wir dies offen im Team? Allein unsere Herangehensweise an diese Frage ist schon Ausdruck unserer inneren Haltung zu diesem Thema und ein Hinweis auf die Arbeitskultur. Was wäre, wenn wir uns zunächst die Fakten anschauen. Unternehmen, die erfolgreich durch die Corona-Krise kamen, zeigten sich hinsichtlich der Arbeitsweise flexibel und setzten auf Eigenverantwortung der Mitarbeitenden.
Welche Gründe und Effekte gibt es für die Präsenzarbeit, welche für die Remote-Arbeit?
Welche Aufgaben erledigen wir wo am besten?
Dies ist nur eine von vielen Studien die aufzeigen, dass sowohl Präsenz- als auch Remote-Arbeitsweisen wichtige Vorteile bringen. Wenn wir identifizieren wollen, welche Aufgaben sich wo am besten erledigen lassen ist es sinnvoll, auf die Anforderungen an die Aufgabe zu schauen.
Haben wir Routineaufgaben, bei denen Konzentration, Ruhe und ein störungsfreies Umfeld hilfreich sind, hat ganz klar das Homeoffice die Nase vorn. Gleiches gilt für administrative, datenbezogene oder analytische Tätigkeiten. Hier sind wir fokussiert und komplizierte Aufgaben fallen uns leichter.
Geht es dagegen um kreative Prozesse, Wissensaustausch, Teamarbeit, Entscheidungsfindung oder neue Ansätze, ist das Treffen in Präsenz klar im Vorteil. Lebendige Diskussionen, Perspektivenwechsel, positive Beziehungen und Vertrauen fallen uns persönlich leichter. Das Erkennen des gesamten Kontextes, in dem die Teamleistung erbracht werden soll, braucht Raum, menschliche Begegnung und spontanen Austausch. Komplexe Sachverhalte brauchen unterschiedliche Impulse um gut erfasst und weiterentwickelt zu werden.
Teamdiskussion – persönliche Bedürfnisse versus gemeinsame Regeln
Damit ergibt sich automatisch schon die Antwort auf unsere Frage. Wir sollten im Team erörtern, welche Aufgaben wo besser zu erledigen sind. Auf Basis der hier geteilten Fakten kann jedes Teammitglied erkennen, wieviel Homeoffice Anteil für ihn sinnvoll ist und wann die Präsenz im Büro gebraucht wird. So erhalten die Arbeitsorte mehr Sinn, die zeitliche Verteilung mehr Akzeptanz. Empfehlenswert ist auch, sich im Team über die gegenseitigen Erwartungen auszutauschen. Dies schafft Transparenz hinsichtlich persönlicher Präferenzen, fördert Akzeptanz für von allen geforderte Präsenzzeiten und beugt so Konflikten vor. Zusätzlich fühlen sich die Mitarbeitenden mit ihren Bedürfnissen gesehen und gehört, was dazu führt, dass sie sich insgesamt leichter auf einen Konsens und gemeinsame Regeln einlassen können. Für Führungskräfte kann dies einen enormen Vorteil im Führungsalltag bedeuten. Ein individuelles Konzept für hybrides Arbeiten ist also eine Möglichkeit für die gemeinsame Optimierung der Teamleistung.
Anforderungen an zukunftsfähige und attraktive Arbeitsplätze
1. Eine technische Infrastruktur, die hybride Zusammenarbeit optimal unterstützt
Mitarbeitende müssen optimal ausgestattet werden – ob am Standort, im Homeoffice oder mobil. Nur so kann hybrides Arbeiten in allen Richtungen funktionieren: am Unternehmensstandort, rein virtuell, in der Kombination von beidem, im Einzelgespräch wie auch mit vielen Teilnehmern an verschiedenen Orten. Die Hardware, die Tools für Video-Konferenzen, die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten, der offene Kalender, freie E-Mail-Zugänge, virtuelle Whiteboards und intelligente Kollaborations-Apps sind dabei nicht alles. Erst das Know-How der Menschen im Unternehmen und die regelmäßige Analyse von Verständnis und Einsatz der technischen Infrastruktur macht die zur Verfügung stehenden Instrumente erfolgreich.
2. Eine Arbeitskultur des Vertrauens, die auf Engagement und Selbstorganisation setzt
Führungskräfte stehen vor der Aufgabe, den Wandel hin zu einer Vertrauenskultur zu gestalten. Dies braucht zunächst eine ehrliche Positionsbestimmung hinsichtlich der eigenen Werte, der präferierten Arbeitsweise und der eigenen inneren Haltung in Bezug auf die Mitarbeitenden. Zum anderen braucht es den Willen, diesen Wandel als Chance zu erkennen. Wenn dies die aktuelle Situation ist, wie kann ich sie am besten für mich und mein Team nutzbar machen?
In einer sich wandelnden, von Unsicherheit, und Komplexität geprägten Arbeitswelt gewinnt zudem Empathie an Bedeutung. Führungskräfte, denen es gelingt, im virtuellen Raum Einfühlungsvermögen und Verständnis an den Tag zu legen, sind in Sachen Remote Leadership auf einem guten Weg. Eine gelebte Feedbackkultur spielt in beide Richtungen eine wichtige Rolle: Mitarbeitende sind auf Orientierung, Unterstützung und Motivation angewiesen; für Führende ist es wichtig, zu erfahren, in welchen Bereichen aus Sicht der einzelnen Teammitglieder Nachbesserungsbedarf besteht. Vertrauen wächst gerade in Remote Teams durch eine offene Fehlerkultur. Mit Fehlschlägen konstruktiv umzugehen, ist für moderne Führung zentral. Es ermöglicht fortlaufend wichtige Anpassungen in der Arbeits- und Unternehmenskultur. Am Ende geht es um eine zentrale Frage: Wo braucht es in der neuen Arbeitswelt wirklich Führung und warum?
3. Eine neue Gestaltung gemeinsamer Arbeitsplätze für hybrides Arbeiten
Unternehmen stehen vor der Aufgabe, ihr Arbeitsplatzkonzept grundlegend zu überdenken. Wir werden in Zukunft dort arbeiten, wo es für die jeweilige Aufgabe am sinnvollsten ist und wir uns demnach in den Räumlichkeiten des Unternehmens treffen, sobald durch Mehrwert ansteht.
Leerstände sind unwirtschaftlich, „zurück zum Alten“ wird es nicht geben. Stattdessen wird das Büro kulturelles Zentrum und beruflicher Erlebnisraum des Unternehmen und als solches Katalysator und Beschleuniger hin zu „New Ways of Working“. Zukunftsfähige Büroräume bieten eine Vielfalt an Bezugspunkten zu Gruppen oder Themen, Zonen sich zu treffen oder zu fokussierter Arbeit abzugrenzen. Raumkonzepte sind nicht effizient, sondern am Nutzer orientiert. Dabei nimmt auch die Raumgestaltung nachhaltig Einfluss auf unser Denken und Handeln. Durch sie kann Kommunikation gestaltet und gelenkt und hybride Zusammenarbeit zum Erlebnis gemacht werden. Visuelle Effekte intensivieren dabei unsere physische Erfahrung und helfen, Wissensaustausch zu verankern. Clever gestaltete Büroräume unterstützen uns Nutzer optimal bei der Bearbeitung unserer Aufgaben und schaffen es, dass wir uns dabei miteinander wohl fühlen. Unternehmen schaffen so optimale Voraussetzungen, dass volle Potenzial ihrer Mitarbeitenden zu nutzen – im Homeoffice, wie in Präsenz. Hybrides Arbeiten folgt dem Motto: „Allein bist Du schneller, aber gemeinsam kommen wir weiter.“
Weitere Inspirationen zur Gestaltung moderner Büroräume könnt ihr unter folgenden Links finden:
About Human Office – Projekte: https://www.abouthumanoffice.com/projects.html
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