Die Rolle der Führungskräfte in Change und Transformation

Wenn wir Unternehmen für die Zukunft robuster machen wollen ist es wichtig, echte Veränderungsfähigkeit zu erzeugen. Unternehmen brauchen dazu zwei Dinge: Führungskräfte mit Change Management Fähigkeiten und einen klaren Blick für die aktuelle Unternehmensrealität und die internen Abläufe.

Schluss mit Prozessen, die nur auf dem Papier existieren!

In einer sich schnell verändernden Geschäftswelt können wir uns keine Vortäuschungen, Abkürzungen oder informelle Nebenprozesse mehr leisten! Es braucht ein ehrliches Hinschauen und Prozesse, die angenommen werden, die wirklich gelebt werden. Denn nur auf dieser Basis können wir verlässlich zusammen arbeiten UND bei Bedarf zeitnah Anpassungen vornehmen, die das Unternehmen als Ganzes in die richtige Richtung weiterentwickeln.

Damit dies gelingen kann, braucht es Führungskräfte mit dem Blick für die wesentlichen Beschleuniger oder auch Verhinderer von Veränderung. Wir müssen erkennen, wo es zu Work-arounds oder vorgetäuschten Prozessanpassungen kam und warum. Wir sind im direkten Kontakt mit den operativen Teams und dafür verantwortlich, ihre Zeit und Fähigkeiten so zu nutzen, dass wirksame Veränderungen entstehen.
Doch haben wir die Zeit dafür?

Change und Transformation kommen immer „on top“ zum Tagesgeschäft, mit dem wir ja bereits ausgelastet waren. Veränderungen also jedes Mal als „Extraprojekt“ laufen zu lassen, ist nicht die beste Lösung. Vielmehr kommt es darauf an, unsere täglichen Routinen und unsere Art der Führung so zu gestalten, dass Change auf natürliche Weise integrierbar ist.

Transformationen bringen zusätzliche Aufgaben mit sich und unsere Teams haben eine Menge Fragen, sobald Veränderung im Raum steht. Wir sehen uns mit unterschiedlichen Erwartungen gleichzeitig konfrontiert. Schauen wir uns die an uns gestellten Erwartungen mal in Einzelnen an!

Das erwarten Unternehmen von ihren Führungskräften

Unternehmen erwarten von ihren Führungskräften einen aktiven Beitrag zur strategischen Anpassungen des Unternehmens. Aktuell sind agile und moderne Arbeitsmethoden, die Digitalisierung, technologischer Fortschritt, Nachhaltigkeit, Integration und Mitarbeiterbindung die wesentlichen Treiber der Transformationsprogramme in Unternehmen. Insgesamt spiegeln diese Trends die wachsende Erkenntnis wider, dass die Organisationsentwicklung anpassungsfähig und reaktionsschnell sein und sich auf die Schaffung nachhaltiger Werte für alle Beteiligten konzentrieren muss.

Als Führungskräfte sehen wir uns mit unterschiedlichen Erwartungen gleichzeitig konfrontiert: wir sollen die Neugestaltung von Prozessen und Methoden unterstützen, unsere Teams auf die Veränderung und neue Ziele einschwören, dabei möglichst alle Fragen beantworten, erste Emotionen auffangen, eventuelle Effekte auf die einzelnen Mitarbeitenden kennen, als Vorbild fungieren, neue Praktiken kennen und vorleben… und das alles, während wir unserer normalen Arbeit nachkommen.

Kein Wunder, dass manche Führungskraft sich da über Gebühr beansprucht fühlt.
Die Frage ist doch: Was genau ist eigentlich die Rolle einer Führungskraft in der Transformation? Was braucht ein Team von seiner Führungskraft, was auch niemand sonst leisten kann? Und wie bereite ich mich als Führungskraft darauf vor?

Die 4 Kernaufgaben der Führungskräfte in der Transformation

Kommunikation: Manager sind dafür verantwortlich, ihren Teammitgliedern den Wandel zu vermitteln. Sie spielen eine entscheidende Rolle, wenn es darum geht sicherzustellen, dass die Mitarbeiter die Gründe für die Veränderung, die Ziele der Veränderung und die Auswirkungen der Veränderung auf sie verstehen. Effektive Kommunikation ist der Schlüssel, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter in den Veränderungsprozess eingebunden sind und ihre Rolle darin verstehen.

Führung: Die Führungskräfte sind für die Leitung des Veränderungsprozesses innerhalb ihrer Teams verantwortlich. Sie sind dafür verantwortlich, eine Vision für die Veränderung zu entwerfen, einen Plan zu entwickeln, um die Veränderung zu erreichen, und sicherzustellen, dass die Veränderung erfolgreich umgesetzt wird. Eine wirksame Führung ist entscheidend dafür, dass die Veränderung angenommen wird und die Mitarbeiter motiviert sind, sie zu unterstützen.

Unterstützung: Die Führungskräfte sind dafür verantwortlich, ihre Mitarbeiter während des Veränderungsprozesses zu unterstützen. Sie spielen eine entscheidende Rolle, wenn es darum geht, auf die Bedenken der Mitarbeiter einzugehen, sie anzuleiten, ihnen Ressourcen zur Verfügung zu stellen und ihnen bei der Bewältigung des Wandels zu helfen. Eine wirksame Unterstützung ist der Schlüssel dazu, dass sich die Mitarbeiter wertgeschätzt fühlen und in der Lage sind, den Übergang erfolgreich zu bewältigen.

Einflussnahme: Führungskräfte haben einen großen Einfluss auf ihre Teammitglieder. Sie können den Ton angeben, wie die Mitarbeiter die Veränderung wahrnehmen, wie sie sich darauf einlassen und wie erfolgreich die Veränderung sein wird. Effektive Manager können ihren Einfluss nutzen, um Mitarbeiter zu motivieren und sicherzustellen, dass die Veränderung angenommen und erfolgreich umgesetzt wird.

Führungskräfte sind bei jeder Art von Veränderung von entscheidender Bedeutung! Ihre Art und Weise Veränderungen zu kommunizieren, sich und das Team in den Veränderungsprozesses einzubringen und die Mitarbeitenden in ihrem jeweiligen Anpassungsprozess zu unterstützen entscheidet maßgeblich über Erfolg oder Misserfolg einer Transformation, über die Leichtigkeit oder auch die Hürden, mit denen eine Organisation im Changeprozess zu kämpfen hat.

Wie kann ich mich als Führungskraft bestmöglich auf diese Aufgaben vorbereiten?

Meiner Erfahrung nach entfalten diese 4 Punkte die größte positive Wirkung:

1. Differenziere zwischen eigenen und Teambedürfnissen!
   Bei Change und Transformation steckt die Führungskraft oftmals in einem Dilemma. Zum einen braucht sie selbst erstmal einen Überblick, um die Bedeutungen für sich und ihren Bereich auszuloten. Gleichzeitig will und soll sie dies auch ihren Mitarbeitenden ermöglichen. Oft hat die Veränderung erhebliche Auswirkungen für die Führungskraft selbst, nicht aber zwangsläufig auch für das Team. Es gilt also, die eigenen und die Teambedürfnisse voneinander getrennt zu betrachten.
   
   Fragen, die sich für die Selbstreflexion eignen, helfen auch in der Arbeit mit dem Team: Was konkret wissen wir und was ist noch unklar? Was soll durch die Veränderung bewirkt werden? Warum ist diese Veränderung wichtig? Inwiefern ist das für mich relevant? Erwarte ich dadurch Vor-oder Nachteile? Welcher aktive Beitrag wird dabei von mir/uns erwartet? Wie kann ich mich einbringen und Einfluss nehmen?
   
   Je offener und früher wir diesen Dialog führen, desto mehr Zeit geben wir unseren Teams, die Informationen zu verarbeiten und relevante Fragen zu stellen. Fragen, die für unser Team relevant sind, geben uns einen konkreten Hinweis darauf, welche Hürden unser Team vermutet und wovon sie gegebenenfalls ihr Engagement abhängig machen. Wichtig ist, dass wir als Führungskräfte die Situation des Teams und die aufkommenden Fragen zunächst nicht bewerten. Alle Fragen sind berechtigt und relevant. Wichtig ist, dass wir das Bedürfnis hinter der Frage erkennen und respektvoll damit umgehen. Was also sind meine Bedürfnisse als Führungskraft in Bezug auf diese Veränderung und was die Bedürfnisse des Teams?
   Wie wir als Führungskräfte es schaffen, dass die möglichen Auswirkungen auf uns selbst die Art und Weise, wie wir unser Team informieren, nicht beeinflusst, erhalten wir uns die so wichtige Sachlichkeit und Neutralität. Diese Neutralität verschafft uns die nötige Offenheit für die tatsächlichen Bedürfnisse unserer Teams. Auf dieser Grundlage können wir unsere Teams konstruktiv führen und mehr Optionen für den Umgang mit der anstehenden Veränderung anbieten.
   
2. Fördere Vertrauen!
   Vertrauen in die Führungskraft schafft Bindung und mindert Unsicherheit. Die offene Ansprache der Teambedürfnisse in Bezug auf die Veränderung schafft Vertrauen und bildet einen geschützten Rahmen, in dem sich die einzelnen Teammitglieder trotz der anstehenden Veränderung gut aufgehoben fühlen. Managementvordenker Stephen R. Covey hat 13 Verhaltensregeln herausgearbeitet, durch die vertrauensvolle Verbindungen entstehen und das bereits entgegengebrachte Vertrauen weiter festigen. Aus meiner Sicht sind die wesentlichen Punkte: anderen Zuhören und ihre Anregungen ernst nehmen, ehrlich und transparent kommunizieren, Erwartungen klären und Verantwortung übernehmen. Ein solches Verhalten ist nicht immer leicht und genau deshalb sehr geschätzt.
   
3. Sei der Coach Deines Teams, nicht der Boss!
   Gerade in unsicheren und dynamischen Momenten bewegen wir als Führungskräfte uns auf dem schmalen Grad zwischen „Sicherheit vermitteln“ und „bevormunden“. Treffen wir alle Entscheidungen selbst, nehmen wir unseren Mitarbeitenden die Möglichkeit, die Situation selbst zu bewerten und selbst zu reagieren. Dieser Prozess ist oftmals notwendig, um im Ergebnis sicher zu sein, die bestmögliche Entscheidung getroffen zu haben. Sind unsere Mitarbeitenden nicht Teil dieses Prozesses, sind sie automatisch das „Opfer“ unserer Entscheidungen. Niemand ist gern Opfer. Top-down Entscheidungen führen im Change Prozess oft zu einem schlechten Bauchgefühl, Frust und Widerstand. Daher ist es wichtig, das wir als Führungskräfte unsere Teams in den Prozess einbinden! Wir beschreiben die Situation und führen unsere Mitarbeitenden anhand reflexiver Fragen durch den Entscheidungsprozess. Neben der Entscheidungsfindung hat diese Art der Beteiligung noch einen weiteren positiven Effekt: Wir schaffen Akzeptanz! Akzeptanz für das Vorgehen und die einzelnen Maßnahmen und ein Verständnis für die Zusammenhänge führt zur nötigen Umsetzungsbereitschaft. So reduzieren wir zusätzliche Kommunikationsveranstaltungen, fachliche Auseinandersetzungen und persönliche, emotionale Anpassungseffekte auf ein Minimum.

Was konkret brauchen meine Mitarbeitenden von mir, um die Veränderung umsetzen zu können?

Laut einer Gallup Studie von 2020 sind die wesentlichen Dinge, die Menschen brauchen, um gut mit Unsicherheiten umgehen zu können: Vertrauen, Zusammenhalt, Stabilität und Hoffnung. Es ist wichtig, die Veränderung gemeinsam anzugehen! Stabilität gibt uns dabei alles, was sich in diesem Zusammenhang NICHT verändert. Schaut euch mit euren Teams konkret an, was auf jeden Fall stabil bleibt und ihr werdet feststellen, dass diese Dinge deutlich überwiegen. Die Veränderung scheint dadurch klarer abgegrenzt und machbar. Auf dieser Basis kann Aufbruchstimmung entstehen. Und genau dafür braucht es die Hoffnung, die attraktive Zukunftsperspektive, den Grund, warum wir es unbedingt machen sollten!

Sicherlich gibt es von Seiten des Unternehmens gute Gründe für die Veränderung. Dies allerdings für die Mitarbeitenden in einen relevanten Kontext zu bringen und für jeden persönlich wichtig werden zu lassen, liegt in der Hand der Führungskraft. Wir tun gut daran, zunächst das bisherige Vorgehen zu würdigen und als aus „damaliger Sicht“ richtigen Weg zu schätzen, bevor wir die aktuelle Notwendigkeit zur Veränderung herleiten. Wir führen schließlich auch diejenigen, die bereits an der vorherigen Lösung mitgearbeitet haben und die wollen wir keinesfalls herabsetzen. Neben der Notwendigkeit einer Anpassung ist der gemeinsame Ausblick in die Zukunft besonders wichtig.

Eine attraktive Zukunftsperspektive zieht das Team an und motiviert, die eigenen Tätigkeiten an diesem Ziel auszurichten. Darüber dürfen die alltäglichen Anforderungen nicht zurück fallen.
Damit soll zu viel in zu kurzer Zeit erreicht werden. Als Führungskraft haben wir die Aufgabe, Prioritäten vorzugeben und Aufwände richtig abzuschätzen, so dass mit der richtigen Energie an den richtigen Themen gearbeitet wird. Und manchmal ist es auch unsere Aufgabe, diese Orientierung und Klarheit einzufordern, damit sich wirklich etwas verändern kann, was entweder dazu führt, dass alles nur halbherzig gemacht wird oder, dass die Organisation vollkommen überlastet wird und Individuen Schaden nehmen. Energie fließt immer dorthin, wo die Aufmerksamkeit ist.

Fazit:

Führungskräfte sind in jedem Change und jeder Transformation Schlüsselpersonen. Ihr Engagement und ihre Fähigkeit, Menschen in unsicheren Zeiten sicher zu führen und zu begleiten, entscheiden über die Energie, die in ihren Teams für oder gegen den Wandel entsteht.
Führungskräfte, die ihre Teams in der Transformation unterstützen wollen, begrenzen den Druck von außen und setzen auf Dialog und Mitgestaltung. Sie kommunizieren klar und regelmäßig zur aktuellen Situation, den möglichen Auswirkungen auf ihr Team und den verschiedenen Möglichkeiten, die daraus entstehen und helfen ihren Teams, ihr Stressniveau zu senken. Teams, die sich gut informiert fühlten, vertrauen ihrer Führungskraft und sind eher bereit, sich in der Transformation zu engagieren.